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浅谈档案库房搬迁的问题及对策
来源:韦柏国际
时间:2019-01-05
随着档案信息量的增加,对当前众多单位的档案库房容量提出了更高的要求,由此引申出系列档案库房扩建及搬迁的问题。但档案库房搬迁并非简单的库房方位、空间转换变化,而是联系到档案分管收集、保存、登记统筹最终将所有档案归位的复杂、系统连续性的工程。本文将浅谈档案库房搬迁面临的问题及相应的方法对策设想。

档案作为一种历史记录,它记录了国家基本结构、社会各层面甚至个人经历中最具价值的时刻。对档案进行收集,科学分类整理是档案保管工作中的重要环节,随着档案信息容量的增加,旧档案库房已无法满足需求,急待新库房环节压力。而档案库房搬迁的过程中最需要考虑的是档案文本与信息安全的保障问题,库房是档案文件信息的储存地,是保管信息最基本的实体基础,因此库房位置的安全也直接关系到档案文本和信息的安全。搬迁地点的正确选择有利于消除安全隐患,从根本的角度实现档案库房搬迁的顺利完成。除去安全问题,在搬迁的过程中仍存在很多有待解决的难题。

1 现阶段档案库房搬迁面临的问题

1.1 档案实体搬迁的具体顺序和时间安排

1.搬迁的具体顺序的考虑

旧档案库不同档案实体的分类广泛,大小、保存时长不同,因此搬运的难度不同,需要根据事实具体情况慎重考虑搬迁的顺序。

2.搬迁的时间安排

要考虑在所有档案实体包装完毕,并验收合格后进行运输,把握正确时机,防止重要文件的遗漏或缺失。

1.2 考虑搬迁档案实体的主要需求

即搬运档案实体所需要人力、物力、财力的具体规划,如档案搬迁工具、运送过程中需要多少相关部门工作人員参与档案打包工作;运输的车辆,运用什么车型较为合理,同时配置相应数量温湿度计、灭火器等,能够将档案实体完整不受破坏地运送到新的档案库房中去。

1.3 各类档案的具体分类排列

需要搬迁的档案种类众多,新库房需提前考虑规划各不同库房摆放的档案实体种类,有明确的目的性,根据查考保存价值、文件具体表现形式,如收发文件、会议文件、图表、照片、录像等,在正式搬迁完毕后需要立即整理保存,摆放在所属位置,便于保管和日后寻找利用。

1.4 档案实体及信息安全问题

保证档案库房的规划设计合理,加强运输过程和迁入新库房的档案安全维护措施,维持档案实体的齐全种类和质量,考虑维护本企业机密和国家机密并举,防止在迁入新库房的过程中信息的泄露为不法分子利用,损害个人、企业甚至国家的利益。

2 档案库房搬迁的问题的基本对策

2.1 档案实体搬迁具体时间安排

可根据原库房档案实体和信息的时间顺序分类安排进行批次转移,如将近期年阶段的会议资料、照片、录像等首批转移并预计搬迁时长;其次将距今时间较长的珍贵文献、资料等各类目录档案进行转移,由于难度较大,可考虑减慢速度、延长搬迁时长。

2.2 搬迁档案实体的需求安排

1.档案实体搬迁工具

在搬迁前提前准备一定数量装载档案的金属柜或塑料收纳箱以及档案实体打包所需要的装备,在运输前将档案整理好放置整齐,避免档案受到损坏。

2.运输人员和运输车辆的配置

配置相关部门工作人员协助装载档案,如搬运工人、相关安保工作人员,选择多辆大型厢式货车进行运输,保证档案实体处于安全密闭的空间,避免纸质书籍、文件、照片等接触水源,防雨、防盗,总体安全性较高。

3档案运输过程中的保管

在厢式货车运输过程中相应配置档案所需的干燥剂、温湿度计(随时测试档案所处环境以便第一时间维护档案实体)以及紧急情况所需的灭火器、吸尘器等,保证档案的完好无损。

2.3 搬迁过程中档案的保密

1.注意核查验收搬迁的档案实体

在搬迁档案之前完成所有计划工作,包括清点档案实体信息数量、为其编号、包装等,在相应的档案装箱外注明该档案的序列号,在正式到达新库房时开箱验收并统一存放,防止出现装箱错误问题。

2.严格把关参与档案搬迁的工作人员

对参与档案搬迁的工作人员严加把关,保证工作人员严格按照指示完成任务,提高警惕,以防重要文档的丢失,同时严禁闲杂人等靠近需搬迁的档案,浑水摸鱼进入档案搬迁的队伍中;需对搬迁的整个过程进行实时监控,在运送的过程中配置相应数量的安保人员和主要负责人。所有搬迁任务完成后,总负责人要将搬迁的主要情况和遇到的问题及时向上级反映,全部工作结束后由上级领导进行总结和存档。

2.4 新库房合理规划及档案安全维护

1.新库房的规范设计

<1>新库房的选址

根据国家规定的相关建筑标准规划新库房,首先对于新库房的选址,需要因地制宜,选择安全隐患少、治安严格的区域,远离临近河流、地势低洼、排水不畅的地区,更应远离停车场、加油站等易引发火灾的地区最大限度维护信息安全。

<2>完善新库房档案安全防护设施建设

保证档案装具的质量,以防火、防水为主,保证库房内适宜的温度、适度,提高库房内保温隔热的基本性能,根据实际情况选择特殊材质的装具,防止纸质档案损坏;库房内应合理配电,配电线路需要有金属管槽保护,空调等线路与水管分离,防止出现因漏电造成更大的损失;配置相应的防火防盗报警系统及灭火器,预防突发情况,对档案进行安全维护。

<3>健全新库房的安全管理制度,定期检查库内文档的存放、防火防盗报警系统是否有损坏;严格进出库制度,工作人员加强档案安全维护意识,严格按照规定完成工作,不允许在库房内堆放杂物,工作人员携带随意携带闲杂人等进入库房,避免档案失窃和泄密情况的出现。

2.新库房档案的基本排列设计

为了使旧库房档案实体的搬迁顺利完成,需要提前设计好新库房档案的基本排列,方便今后对档案的保存和查找,将音像、录像、录音等归类为声像档案,文件、稿件、会议资料等归类为文书,排列的主要标准是年代,从古到今,由远及近,从内部向外部一字排列,以清晰的结构展现出来。

3.新库房机密文件的保密工作

所有档案搬迁后,有关企业机密、国家机密的重要档案要依据国家制定的《档案安全保密标准》中的硬性规定对信息进行相应的维护,对于重要的图片档案、音频视频档案,内含重要信息的底片按特殊处理方法进行保存,不允许外借。对于电子档的档案信息应更加慎重处理,建立整体网络安全防护系统,为文档加密,禁止闲杂人员随意翻阅库房内的电子信息,不给不法分子任何可乘之机。

3 结束语

档案库房的搬迁即是为档案实体提供了一个全新、安全的环境,同时也明显地改善了档案实体的保管条件,有利于延长档案的保管时间,维护档案的基本信息和安全,因此档案搬迁过程非常重要,解决相关的问题是档案保存保护的关键性因素,我们应重视和关心档案的搬迁,减轻旧库房的压力,提高档案实体资料的价值和利用率,最大限度地为人们服务,实现档案库房搬迁的最大作用。



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关键词: 浅谈档案库房搬迁的问题及对策
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